凭票入账不等于找替票入账
会计人员有根深蒂固的“凭票入账”观念。很多会计人第一想法是找发票报销，却苦恼于找不到合情、合理、合法的发票，于是想起了“邪路”，找替票报销，这种做法明显是违法的，会计人员可能会因此承担法律责任。
没有发票也可入账
如果费用真实发生却没有发票该怎么办呢？无需着急，没有发票也可以入账。如果有证据表明其他应收款是挂账的费用，证据如收据、小票等，同样能以费用名义入账，只是这部分费用不能在所得税前扣除。
为什么费用发生了，却没有发票呢？开不出发票的情形并不多，因为买单的一方有优先选择权。大多数时候，并非对方不开具发票，而是企业选择了不要发票。例如，商家为了逃税，会提出不要发票可以降价。不少企业会选择要低价格，不要发票。这样的选择要谨慎，不要发票虽能降低点价格，但后续会多交所得税，还可能减少增值税的抵扣额。
不能证实费用真实发生的，有偷逃个税的风险
极端的情况是，既没有取得发票，又没有证据表明挂账的其他应收款是费用。这时做账要小心了。这种情况下直接记入费用，除了不能在所得税前扣除，还可能面临偷逃个税的风险。这时税务会把这种情况视同企业给员工发放薪酬福利；如果是企业外部人员借款，可能会被视为劳务费支出。
计提坏账也是一种处理方式
除了做费用报销外，还可以考虑计提资产减值。其他应收款也是可以计提坏账准备的。做账与计税是两个不同的概念。针对长期挂账的其他应收款，应分类处置，属于费用的需费用化；属于薪酬、分红的，应补交个税；实在收不回来的借款，会计做账时可根据会计政策计提坏账。但要注意，计提的坏账不一定能得到税务的认可，在汇算清缴时要记得纳税调整。
股东大额借款很敏感
有些股东为了逃避个税，将工资、奖金、分红等长期挂在其他应收款，这正是税务要处罚的“自作聪明”。还有一种情况是股东从公司把钱拿走了。这是很敏感的事情。如果金额比较大，上述处理方式都不适用此情形。按照税务的规定，股东借款当年没有归还，而且不能证明是用于生产经营的，税务会将之视作分红。
大股东欠账的三大风险，民营企业“家财务”的现象是一个顽疾——老板的钱就是公司的钱，公司的钱也是老板的钱。大股东借钱不还、债务长期挂账，可能会触及以下三个方面的风险。
一是债务风险。欠债还钱这是天经地义的事。如果公司股东只有大股东一人，或大股东夫妻两人，这笔债务公司不会主动向大股东追偿。一旦公司发生了股权变更，第三方股东就可能要求大股东归还所欠公司的债务。
二是税务风险。按照税务的规定，股东借款超过一年没有归还，而且不能证明是用于生产经营的，税务会将之视作分红，应按20%的税率缴纳个税。
三是违法风险。如果大股东从公司借款，手续不完整，极易触发刑事责任。
要防止上述3类风险，建议借款之前通过董事会决议或股东会决议，取得股东或者董事的支持，明确大股东借款不是个人私下的行为；或者签订借款协议，约定借款利息，借款期限，企业按月计提借款利息，明确借款属性。当然，更希望大股东能做到公私分明，规范财务管理。这是杜绝此类风险的最佳方法。
